Mindestlohn

Neue Herausforderung Aufzeichnungspflicht

Mindestlohn

Das neue Mindestlohngesetz betrifft auch Gastronomen, die ohnehin 8,50 € oder mehr bezahlen.

Seit 1.1.2015 ist er da, der Mindestlohn von € 8,50 pro Stunde. Gerade in der personalintensiven Gastronomie, wo mit viel Arbeitseinsatz vergleichsweise geringe Gewinnmargen erzielt werden, führt die neue Gesetzgebung sicherlich so bei manchem Unternehmen zu erhöhten Personalkosten. Doch der Mindestlohn geht die gesamte Gastronomie an! Denn zusammen mit der Einführung des Mindestlohns hat der Gesetzgeber neue Aufzeichnungspflichten für alle Arbeitnehmer geschaffen. Die neuen Bestimmungen sind Teil des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und betreffen keineswegs nur geringfügig Beschäftigte, sondern alle Arbeitnehmer in der Gastronomie. Die eigentliche Herausforderung des Gesetzes liegt also im Kleingedruckten. Denn der Arbeitgeber wird durch das Gesetz verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen – und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Dabei genügt es nicht, die Arbeitszeiten einfach pauschal nach Dienstplan zu erfassen. Vielmehr müssen die Dokumentationen arbeitstäglich geführt werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Der Gesetzgeber verlangt für jeden einzelnen Arbeitstag die Angabe des genauen Arbeitsbeginns und -endes sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für Betriebe, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind, und das trifft für die Gastronomie bekanntlich zu, kommt es noch schlimmer. Hier verpflichtet das Mindestlohngesetz die Betriebe, für alle Arbeitnehmer die Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Eine weitere Herausforderung der neuen Gesetzgebung liegt darin, dass durch die Dokumentationspflicht nun die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten offen gelegt werden müssen.

Dabei ist umso mehr darauf zu achten, dass der Personaleinsatz nicht mit dem Arbeitszeitgesetz in Widerspruch gerät. Die maximal erlaubte Arbeitszeit pro Beschäftigten beträgt inklusive der vorgeschriebenen Mindestpausen 10 Stunden. Besonders bei langen Abendveranstaltungen kann das erfahrungsgemäß eng werden, weshalb hier ein gute Personalplanung umso wichtiger sein wird. Nehmen Sie diese gesetzlichen Regelungen ernst! Gerade in der Startphase des neuen Gesetzes ist mit zahlreichen Kontrollen zu rechnen. Und machen Sie das Beste daraus: Immerhin bes teht durch d ie saubere Dokumentation sämtlicher Arbeitszeiten auch die Chance, versteckte Kosten aufzudecken und den Personaleinsatz zu optimieren

Interview mit Steuerberater Thomas Mayer von der Südwest Consult AG aus Dahn zum Thema Mindestlohn

„Der Kostendruck wird bei vielen Gastronomen noch stärker ...“

 Das Mindestlohngesetz ist nun drei Monate in Kraft. Was sind Ihre ersten Erfahrungen?

Mayer: Es kristallisiert sich heraus, dass das Mindestlohngesetz zwei wesentliche Problembereiche eröffnet hat. Zum einen ist dies die Lohnhöhe selbst, die für viele Branchen zwar kein Problem darstellt, jedoch in der Gastronomie durchaus zu erheblichen Mehrbelastungen der Arbeitgeber führt, die nicht vollumfänglich an den Kunden weitergegeben werden oder werden können. Der Kostendruck wird hierdurch bei vielen Gastronomen noch stärker, als er ohnehin schon gewesen ist. Dies führt zu ganz unterschiedlichen Reaktionen von der Verminderung des Service und der Qualität über den Wegfall von jenen Zusatzleistungen, die nicht auf den Mindestlohn anrechenbar sind bei Neueinstellungen bis unter Umständen hin zu Betriebsschließungen. Glücklicherweise ist letzteres bisher in größerem Umfang ausgeblieben. Der zweite große Problembereich ist ganz eindeutig der mit dem Gesetz einhergehende Verwaltungsaufwand, insbesondere im Hinblick auf die bestehenden Aufzeichnungspflichten. Für viele gastronomische Betriebe gilt dies als bürokratisches Monster, das erhebliche Ressourcen auf Arbeitgeberseite verschlingt und dadurch auch die Betriebskosten signifikant weiter erhöht. Viele unserer Mandanten wünschen sich hier deutliche Erleichterungen. Zurzeit wird dies zwar in der Politik diskutiert, jedoch erscheint es fraglich, ob die erhofften Erleichterungen auch durchgesetzt werden. Des Weiteren zeigt sich, dass die Arbeitgeber das Thema – völlig zu Recht – ernst nehmen und sich informieren, was wir jedem dringend anraten. Verstöße gegen das Gesetz sind mit erheblichen Bußgeldern sanktioniert und unbedingt zu vermeiden, was nur durch die entsprechende Kenntnis des Gesetzes und seiner Anforderungen möglich ist.

Wie kommen Ihre Klienten mit den neuen Dokumentationspflichten zurecht? Wie ist die Stimmung?

Mayer: Wie bereits erörtert ist die Stimmung eher angespannt. Die Dokumentationspflichten haben zunächst zu einem erheblichen Verständnisproblem geführt, da man sich einfach ein Verständnis dafür erarbeiten musste, wie und wann zu dokumentieren ist. Nun zeigt sich, mit wie viel Aufwand die Dokumentationen verbunden sind, vor allem in Betrieben mit vielen Aushilfen, geringfügig Beschäftigen und anderen Teilzeitkräften. Selbst kleine oder mittlere gastronomische Betriebe haben aufgrund der Arbeitszeitgestaltung verhältnismäßig viel Personal zu verwalten. Im täglichen Stress und bei kurzfristigen und zum Teil kurzen.

Haben Sie Empfehlungen, wie die Aufzeichnungspflicht effizient erfüllt werden kann?

Mayer: Diese Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten, da sie stark von der jeweiligen Gestaltung des Betriebs und seiner Zeiterfassung abhängt. Grundsätzlich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit nicht an eine bestimmte Form gebunden. Dies bedeutet, dass man sowohl handschriftliche als auch computerschriftliche Tabellen führen kann oder dass die Arbeitszeitaufzeichnung elektronisch erfolgen kann. Hier kommen als Mittel etwa in Papierform geführte Listen, Excel-Tabellen oder Stempelkarten in Betracht. Des Weiteren reicht es auch aus, wenn ein elektronisches Zeiterfassungssystem besteht, das die Zeiten reproduzierbar automatisiert erfasst. Ein Unternehmen, das hierüber verfügt, wird sich sicherlich hierauf beschränken. Jedoch verfügen die meisten Betriebe nicht über ein solches System, so dass sich die schriftliche oder elektronische Notierung als preiswertestes Mittel anbietet. Theoretisch ist es sogar genügend die ausgehängten Wochenarbeitspläne zu archivieren, wenn sie die Voraussetzungen der Arbeitszeitaufzeichnung erfüllen, nämlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit enthalten und lückenlos für alle Arbeitnehmer geführt sind. In diesem Fall müssten jedoch die tatsächlichen Abweichungen von den Plänen ebenfalls auf diesen notiert werden.

Welche Ratschläge rund um den Mindestlohn und die Aufzeichnungspflicht können Sie unseren Lesern sonst noch geben?

Mayer: Nehmen Sie die Aufzeichnungspflichten ernst. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000,00 € geahndet werden. Darüber hinaus besteht bei fehlerhafter Dokumentation natürlich auch immer die Gefahr, dass der Vorwurf der Nichtleistung des Mindestlohnes im Raume steht, der mit einer Geldbuße von bis zu 500.000,00 € sanktioniert ist. Hierdurch kann es auch zu sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Problematiken kommen. Gelegentlich bemerken wir in unserer Praxis, dass sich Falschinformationen unter den Mandanten bezüglich des Mindestlohnes verbreiten. Zum einen kommen diese aus der Arbeitnehmerschaft, zum anderen von anderen Arbeitgebern und teilweise entstehen sie durch lückenhafte Informationen auf Fortbildungsveranstaltungen. Leider verbreiten sich fehlerhafte Informationen oft schneller als die korrekten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn sie scheinbar einfache Lösungen für die Probleme mit dem Mindestlohn oder gar Umgehungsmöglichkeiten versprechen. Wenns Sie auf solche allzu einfachen Lösungen stoßen, sollten Sie den Berater Ihres Vertrauens hiervon unterrichten. Lassen Sie sich hierzu seriös und gründlich beraten und unternehmen Sie keinesfalls eine Umsetzung auf eigene Faust.

Die Infozentrale in Sachen Minijob

Die Minijob-Zentrale ist deutschlandweit die zentrale Einzugs- und Meldestelle für alle geringfügigen Beschäftigungen, die so genannten Minijobs.

Darüber hinaus bietet die Minijob-Zentrale Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein umfassendes Service- und Informationsangebot aus einer Hand und berät zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht bei geringfügigen Beschäftigungen.

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Hotline: 0355 2902-70799
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